Den ersten Mitarbeiter einstellen: die komplette Checkliste 2026
Anmeldung vor dem ersten Arbeitstag, die tatsächlichen Kosten eines Gehalts inklusive Nebenkosten und Details, die teuer werden können.
Der erste Angestellte verändert ein Unternehmen mehr als der erste große Kunde. Ab diesem Moment gibt es monatliche Fristen, die nicht versäumt werden dürfen, und Unterlagen, die nicht auf Wunsch, sondern anlassunabhängig geprüft werden. Die gute Nachricht: Die Liste dieser Pflichten ist endlich.
Vor dem ersten Arbeitstag
Anmeldung bei der ÖGK – vor Arbeitsantritt, nicht danach. Das ist der wichtigste Punkt der gesamten Liste: Ein bei einer Kontrolle angetroffener, nicht angemeldeter Dienstnehmer kostet mehr als jeder andere Fehler in der Personalverrechnung.
Weiters der Kollektivvertrag der Branche: Er legt Mindestlohn, Einstufung, Zulagen und Fristen fest. Weniger darf nicht bezahlt werden, auch wenn der Dienstnehmer einverstanden ist. Dazu kommt der Dienstvertrag oder Dienstzettel – schriftlich, mit Beschreibung der Tätigkeit, der Arbeitszeit und der Entlohnung.
Was ein Gehalt tatsächlich kostet
Zum Brutto kommen rund dreißig Prozent Lohnnebenkosten: Dienstgeberanteil zur Sozialversicherung, Beitrag zum Familienlastenausgleichsfonds, Kammerumlage, Kommunalsteuer, Beitrag zur Mitarbeitervorsorgekasse. In Wien gilt ab 2026 ein Wohnbauförderungsbeitrag von 1,5 %, der zu gleichen Teilen auf beide Seiten aufgeteilt wird.
Und die vierzehn Bezüge nicht vergessen: Das dreizehnte und vierzehnte Gehalt sind in Österreich keine Prämie, sondern Standard. Das Jahresbudget für eine Stelle errechnet sich aus vierzehn Brutto plus dreißig Prozent – nicht aus zwölf.
Kalkulieren Sie eine Stelle im Jahresmaßstab, bevor Sie das Inserat schalten. Der schlechteste Zeitpunkt für diese Rechnung ist, nachdem die Person bereits Ja gesagt hat.
Nach der Einstellung
Monatliche Gehaltsabrechnung mit Datenübermittlung an ÖGK und Finanzamt. Führung des Lohnkontos und Arbeitszeitaufzeichnungen – das sind die am häufigsten geprüften Unterlagen. Die Höchstbeitragsgrundlage 2026 beträgt € 6.930 pro Monat: Alles darüber ist beitragsfrei.
Kleinigkeiten, die teuer werden können
Der Probemonat funktioniert nur, wenn er im Vertrag vereinbart ist. Ein befristetes Dienstverhältnis ohne sachliche Rechtfertigung kann umqualifiziert werden. Urlaub entsteht ab dem ersten Tag, nicht erst am Jahresende. Und ab 2026 ist die Kombination von geringfügiger Beschäftigung mit Arbeitslosengeld nicht mehr möglich – das sollte gleich zu Beginn mit dem Kandidaten geklärt werden.
Die erste Einstellung lohnt es sich fast immer gemeinsam mit einem Steuerberater durchzuführen – nicht weil es kompliziert ist, sondern weil der Preis des ersten Fehlers in diesem Bereich nicht in Hunderten von Euro gemessen wird.
Wir begleiten Inhaberinnen und Inhaber kleiner Betriebe in Wien — vom ersten Gewerbe bis zum stabilen Wachstum. In dieser Rubrik sammeln wir Entscheidungen, vor denen unsere Klientinnen und Klienten tatsächlich standen.