Apostille oder Legalisierung — der Unterschied kurz erklärt
Zwei Verfahren, die leicht zu verwechseln sind, und eine Frage, die bestimmt, welches davon Ihres ist.
Apostille und konsularische Legalisation erfüllen dieselbe Aufgabe – sie bestätigen die Echtheit eines Dokuments. Der Unterschied liegt im Aufwand: ein Stempel gegenüber einer Kette von Behörden. Die Verwechslung der beiden kostet Wochen.
Ein Ziel, zwei Wege
Die Apostille ist ein vereinfachtes Verfahren aus dem Haager Übereinkommen von 1961: Das Land, das das Dokument ausgestellt hat, bringt einen einzigen Stempel an – und das genügt für alle Vertragsstaaten. Die Legalisation ist der ältere Mechanismus für Länder außerhalb des Übereinkommens: Das Dokument wird nacheinander von Ministerien und dem Konsulat beglaubigt.
Für Dokumente aus der Ukraine, die in Österreich eingereicht werden, reicht in der Regel eine Apostille – beide Staaten sind Vertragsparteien des Übereinkommens. Dies ist ein Fall, in dem der aufwändigere Weg schlicht nicht erforderlich ist.
Vorgehensweise
Zuerst die Apostille auf das Original in der Ukraine. Dann die Übersetzung ins Deutsche – durch einen gerichtlich beeideten Übersetzer. Häufig wird auch für die Übersetzung selbst eine Apostille verlangt – genau das sollte man vorab bei der empfangenden Stelle erfragen.
Der teuerste Fehler in diesem Bereich ist nicht, den falschen Stempel zu wählen, sondern den richtigen Stempel in der falschen Reihenfolge anzubringen.
Klären Sie vor der Einreichung bei der zuständigen Stelle drei Dinge: ob eine Apostille akzeptiert wird, ob eine beglaubigte Übersetzung erforderlich ist und ob es Einschränkungen hinsichtlich des Ausstellungsdatums gibt. Drei Fragen am Telefon ersparen eine erneute Reise in die Ukraine.
Wir begleiten die Anerkennung von Zeugnissen sowie die Beglaubigung und Apostillierung von Dokumenten. In dieser Rubrik zeigen wir, wo die Form über die Dauer entscheidet — und welches Dokument tatsächlich gebraucht wird.