KI in der Buchhaltung: was in Österreich nach DSGVO erlaubt ist
Wo Automatisierung sicher ist, welche drei Dokumente benötigt werden und wo die Grenze automatisierter Entscheidungen über Personen verläuft.
Die Frage „Darf man Rechnungen in einen KI-Dienst hochladen?" klingt technisch, ist aber rechtlicher Natur. In Buchhaltungsunterlagen stecken personenbezogene Daten – Namen, Beträge, Adressen, Mitarbeiterdaten. Die Antwort lautet daher weder „ja" noch „nein", sondern „ja, wenn es ordnungsgemäß dokumentiert ist".
Was sich ohne Risiko automatisieren lässt
Rechnungserkennung (OCR), vorläufige Kostenzuordnung, Abgleich von Zahlungen mit Rechnungen, Dublettensuche, Vorbereitung von Buchungsentwürfen. All diesen Aufgaben ist eines gemeinsam: Das Ergebnis wird von einem Menschen geprüft, und die endgültige Entscheidung liegt ebenfalls beim Menschen.
Drei Dokumente, ohne die man nicht beginnen sollte
Ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Dienstanbieter ist verpflichtend, sobald Daten Ihr System verlassen. Ein Eintrag im Verarbeitungsverzeichnis – eine kurze Beschreibung, welche Daten, zu welchem Zweck, wie lange. Sowie eine Datenschutz-Folgenabschätzung, wenn die Verarbeitung umfangreich oder sensibel ist.
Prüfen Sie gesondert, wo die Daten physisch gespeichert werden. Eine Übermittlung außerhalb der EU erfordert eine Rechtsgrundlage – Standardvertragsklauseln oder die Anerkennung des Drittlands als sicher. Die Formulierung „Server in Europa" in einem Marketingtext ist keine solche Grundlage.
Technisch gesehen ist KI in der Buchführung eine Frage der Integration. Rechtlich gesehen ist es eine Frage, wer für Fehler haftet. Die Haftung liegt stets beim Unternehmer.
Wo die klare Grenze verläuft
Eine automatisierte Entscheidung mit rechtlichen Folgen für eine Person, ohne Einbeziehung eines Menschen, ist unzulässig. In der Praxis bedeutet das: Lieferanten-Scoring für interne Priorisierung – zulässig; automatische Ablehnung einer Person auf Basis eines Algorithmus – nicht zulässig. Ebenso sollte man keine Personaldaten in einen externen Dienst laden, nur um zu sehen, was dabei herauskommt.
Ein weiteres Detail, das oft vergessen wird: die Aufbewahrungsfrist. Steuerliche Unterlagen sind sieben Jahre aufzubewahren, und wenn ein KI-Dienst Kopien länger vorhält oder deren Löschung nicht ermöglicht, ist das Ihr Problem – nicht seines.
Unser Ansatz ist einfach: Wir automatisieren die Routine, dokumentieren die Grundlagen und lassen den Menschen dort entscheiden, wo Entscheidungen Menschen betreffen. Das spart Zeit – ohne schlaflose Nächte vor einer Prüfung.
Wir helfen bei ID Austria, FinanzOnline und weiteren digitalen Behördenservices. In dieser Rubrik zerlegen wir Verfahren in einzelne Schritte — ohne Fachjargon.