Drei Fehler in der ersten Steuererklärung als FOP
Die häufigsten Gründe, warum das Finanzamt einen Vorhalt schickt – und wie man sie noch vor der Einreichung ausräumt.
Die erste Steuererklärung als FOP verläuft selten ohne Überraschungen. Selbst ordentliche Zahlen kommen manchmal mit einem Brief des Finanzamts zurück, der um eine Erklärung bittet – einem Vorhalt, wie es in der Praxis heißt. In neun von zehn Fällen ist der Grund einer von dreien, und alle drei lassen sich noch vor der Abgabe klären.
Wir begleiten jedes Jahr Dutzende erste Erklärungen – und sehen immer wieder dieselben Lücken. Wir gehen sie der Reihe nach durch, mit Beispielen, die tatsächlich vorgekommen sind.
Erster Fehler: private Ausgaben unter den betrieblichen
Kaffee mit einem Kunden, ein Laptop, der nur teilweise beruflich genutzt wird – das Finanzamt prüft genau die Grenze zwischen Privatem und Betrieblichem. Die Regel ist einfach: Eine Ausgabe zählt zu den Betriebsausgaben nur dann, wenn sie überwiegend und nachweislich mit der Tätigkeit zusammenhängt. „Überwiegend" bedeutet in der Praxis mehr als 50 %, und „nachweislich" bedeutet ein Beleg, keine Erinnerung.
Die häufigste Falle ist das heimische Internet und der Mobilfunk ohne Berechnung des Anteils. Ohne eine begründete Aufteilung ist das Finanzamt berechtigt, statt der angesetzten 100 % null anzuerkennen.
Zweiter Fehler: der verpasste Moment der Kleinunternehmergrenze
Die Grenze für die USt-Befreiung liegt bei € 55.000 Umsatz pro Jahr. Der Fehler liegt nicht darin, dass sie überschritten wird, sondern darin, dass man es erst im Nachhinein erfährt – wenn ein Teil der Rechnungen bereits ohne USt ausgestellt wurde, obwohl sie mit USt hätten ausgestellt werden müssen.
Die Lösung: den Umsatz monatlich zählen, nicht einmal im Jahr vor der Erklärung. Das sind fünf Minuten in einer Tabelle, die eine nachträgliche Neuberechnung ersparen.
Dritter Fehler: Belege, die nicht existieren
Das Finanzamt verlangt den Originalbeleg nicht aus Misstrauen, sondern weil er der einzige Nachweis einer Ausgabe ist. Ein Screenshot einer Überweisung ohne Rechnung gilt nicht als solcher Nachweis. Wir empfehlen ein einfaches Ritual: Die Rechnung wird im Moment der Zahlung fotografiert und nicht ein Jahr später in der E-Mail gesucht.
Ein Brief vom Finanzamt ist keine Anschuldigung. Es ist eine Frage, die sich bequemer im Voraus beantworten lässt als unter Stress.
Keiner der drei Fehler ist eine Katastrophe – das Finanzamt bittet zunächst um eine Erklärung und verhängt nicht sofort eine Strafe. Aber jeder kostet Zeit und Nerven, von denen es beim Start des eigenen Unternehmens ohnehin nicht viele gibt.
Wir betreuen die Erklärungen von FOP und kleinen Unternehmen — von der ersten EAR bis zur Basispauschalierung. In dieser Rubrik zeigen wir, was das Finanzamt am häufigsten prüft.